← Partagez cette page

Surmonter ces tâches inachevées qui nous polluent l’existence

Catégorie(s): Conseils pour être heureux, Recettes pour réussir sa vie

Les tâches inachevées nous polluent l’existence en permanence en occupant notre esprit de manière consciente ou inconsciente.

surmonter-taches-inachevees

On se fixe régulièrement de petites tâches qu’on prévoit de réaliser au cours de la journée ou de la semaine, pour lesquelles on ne trouve pas le temps nécessaire et qu’on remet systématiquement au jour suivant ou à la semaine suivante.

Parfois on finit par remettre au lendemain tellement de tâches prévues qu’on à l’impression de ne plus avoir de temps pour soi et de ne pas avancer dans ses projets ou même dans la vie d’une manière plus large.

Combien de listes de tâches traînent sur votre bureau, dans vos tiroirs ou dans votre agenda ?

Combien de projets personnels occupent votre esprit et vous frustrent lorsque vous vous rendez compte que ces projets traînent depuis des mois, voir des années ?

Même à l’échelle d’une journée, on se laisse bien trop souvent envahir par ces tâches inachevées:

Si à la fin d’une journée on n’a pas été capable de terminer les tâches importantes prévues, un sentiment de frustration et de culpabilité vient nous miner avec des conséquences plus ou moins importantes selon les personnes (insomnie ou sommeil de mauvaise qualité, perte de motivation, déprime voire même parfois dépression à plus ou moins long terme, parfois agressivité envers son entourage…).

Comment espérer pouvoir surmonter ses tâches inachevées et combler son retard si on se fixe encore des objectifs supplémentaires pour la journée en cours tout en nourrissant notre propre frustration et démotivation de la veille ?

Pourquoi systématiquement chercher à surcharger notre emploi du temps quotidien quand on sait pertinemment qu’on n’aura pas le temps de réaliser toutes ces actions au cours de sa journée ou de sa semaine et qu’on devra en subir les conséquences sur notre qualité de vie ?

Au contraire, quand exceptionnellement on parvient à finaliser une tâche importante, un sentiment de victoire et de bien-être nous envahit et nous donne encore plus d’énergie et de motivation pour s’attaquer aux tâches suivantes.

Selon que l’on choisisse une voie ou l’autre, c’est un cercle infernal ou au contraire un cercle vertueux… Mais attention à ne pas transformer ces petits succès quotidiens en objectifs inatteignables les jours suivants !

efficacite-surcharge-de-travail1) Le premier travail à faire est probablement d’être réaliste et de ne pas devenir un tyran pour soi-même:

  • en sélectionnant les tâches véritablement importantes pour ses propres objectifs à plus long terme
  • en limitant à ce qu’il est possible de réaliser dans le temps disponible
  • en tenant compte de son état de fatigue
  • en tenant compte des imprévus éventuels qui pourraient survenir au cours de la journée

 

email-perte-de-temps2) Le deuxième objectif pour parvenir à surmonter la frustration engendrée par l’accumulation de tâches inachevées est de commencer sa journée en s’attaquant immédiatement aux tâches prévues sans passer par la case email ou recherche sur Internet qui sont des activités chronophages qui nous enferment dans la non-action ! Combien de personnes passent leur journée à surfer au travail ou à lire leurs emails ? Quel est l’intérêt de chercher à occuper son temps avec des activités aussi peu constructives quand on peut avancer efficacement sur ses projets ?

Par ailleurs, il faut faire cesser la tyrannie des emails soit disant urgents… Il n’y a aucune raison qu’un email important soit arrivé la veille au soir…et même si cela était le cas, les tâches prévues pour la journée doivent avoir la priorité ! Autant se fixer des plages horaires pour la consultation de ses emails, par exemple juste avant d’aller déjeuner vers 11h30.

carotte-ane3) Il est impératif de s’attaquer en premier aux tâches qui nous rebutent le plus pour terminer par celles qui sont les plus agréables.

Non seulement cela sera plus bénéfique à notre sentiment d’achèvement tout au long de la journée, mais cela nous motivera d’autant plus à terminer chaque tâche dans un temps limité pour rapidement passer à quelque chose de plus agréable (qui voudrait voir une tâche désagréable durer ?).

On peut faire une analogie avec un sac à dos rempli: En se déchargeant au plus vite de tout ce qui pèse le plus lourd, on est plus léger et on peut avancer plus vite…

Mais on peut aussi voir les tâches les plus agréables comme une carotte pour nous faire avancer…

loi-de-pareto4) Ne surtout pas chercher la perfection ou le détail.

Que ce soit par souci de perfection ou simplement par excuse pour ne pas passer à une tâche qui nous rebute ou qu’on craint, on a systématiquement tendance à faire durer la tâche ou le projet en cours ! La perfection n’est pas de ce monde, et chaque tâche achevée procurera une motivation supplémentaire pour la suite, donc autant la terminer au plus vite !

La loi de l’économiste et sociologue italien Vilfredo Pareto s’applique tout à fait ici: 80% du travail est réalisé en 20% du temps, et les 20% du travail restant consomment généralement 80% du temps… Il est inutile de chercher la perfection des 100%. Les 80% achevés en 20% du temps seront suffisants et procureront plus de temps pour les autres tâches, pour un bénéfice et une satisfaction plus importants que ce soit pour vous-même ou pour tout ceux qui vous ont demandé certaines tâches qu’ils verront achevées en un temps record !

efficacite-concentration5) Ne pas se laisser perturber et ne pas chercher à commencer une autre tâche tant que celle que nous avons commencée n’est pas achevée !

Il est nécessaire de s’organiser pour ne pas se laisser distraire (notamment par ses alertes emails, qu’il faut désactiver) ou par son envie de faire autre chose (ça ne prendra que 2 minutes de vérifier l’orthographe d’un mot sur Internet…et voilà…30 minutes plus tard on réalise qu’on a oublié notre tâche principale !).

Si quelqu’un vient vous interrompre, vous pouvez tout à fait lui indiquer que vous devez terminer ce que vous êtes en train de faire dans un temps donné… la personne qui était venue vous voir peut revenir plus tard ou vous envoyer un email que vous lirez ultérieurement. Les personnes qui vous appellent peuvent laisser un message que vous consulterez pendant la plage horaire que vous aurez allouée à la consultation de vos messages…Bien évidemment, il faudra appliquer une certaine discipline et une bonne dose de diplomatie pour arriver à ne pas se laisser perturber et interrompre sans pour autant brusquer son entourage…

organisation-du-temps6) Prévoir des plages de repos, de consultation de ses messages, et du temps pour les imprévus.

Il serait totalement utopique de croire qu’il est possible de consacrer 100% de son temps aux tâches prévues dans une journée. Il faut prévoir un temps de repos ou de divertissement régulier (par exemple 5 minutes toutes les heures) et effectivement respecter ces temps de détente ainsi que leur durée.

Etant donné qu’il est nécessaire de ne pas se laisser interrompre, il faudra planifier des plages horaires consacrées au traitement de ses messages tant emails que vocaux. Ces plages horaires doivent être suffisamment limitées pour se forcer à répondre de manière efficace sans perdre son temps dans d’interminables réponses…Pourquoi ne pas prévoir 30 minutes avant d’aller déjeuner (entre 11h30 et midi) pour éviter d’avoir l’esprit occupé pendant la matinée, puis entre 17h30 et 18h avant de partir du bureau, de manière à pouvoir planifier des actions attendues pour le lendemain….

Enfin, il faut accepter que des imprévus (un accident, une urgence réelle, …) puissent survenir et ainsi garder un peu de temps pour les gérer (temps qui pourra par ailleurs servir à avancer sur les tâches du lendemain, s’il s’avère finalement disponible…).

En appliquant progressivement cette stratégie en 6 points, vous pourrez petit à petit surmonter les frustrations des tâches inachevées du quotidien, tout en avançant vers vos objectifs et projets à plus long terme.

surmonter-ses-taches-inachevees

 

Le plus beau dans cette stratégie, c’est qu’on peut l’appliquer à ses tâches et projets quotidiens, comme aux frustrations plus profondes de son existence !

Souvent, les regrets ou les frustrations de notre existence sont liées à des tâches inachevées qu’ont peut parfois débloquer en très peu de temps, pour peu que l’on décide de passer à l’action, même si une part de risque et d’appréhension subsiste !

On regrette de ne jamais avoir osé dire ou faire quelque chose pour quelqu’un qui nous tenait à cœur ou au contraire nous polluait l’existence ? Pourquoi ne pas le faire, sereinement et sans se faire tout un film…

On regrette de ne pas avoir proposé une idée ou posé une question. Même si cette idée ou cette question s’avéraient peu intéressantes, la frustration de ne pas s’être exprimé sera dans tous les cas plus longue que ce qu’un ego endurerait à court terme (qu’est-ce qu’une petite gène passagère ?)… autant s’exprimer… le bénéfice est plus important dans tous les cas !

On regrette de ne pas avoir osé se lancer dans un projet par peur de manquer de compétences ou de temps (mais la compétence ne s’acquière-t-elle pas par l’expérience ?).

Que ce soit au quotidien ou tout au long d’une vie, on se fixe bien souvent des barrières psychologiques pour éviter le risque ou la confrontation de l’inconnu alors que c’est justement dans ces situations inattendues qu’on développe ses compétences, ses capacités et sa motivation ! Alors, passons à l’action !

 

Pas encore de commentaire.

Laisser un commentaire

(requis)

(requis)